コロナ渦によって一気に重要度を増した「リモートワーク」。好きな場所で働ける新時代の仕事の形です。海外生活者であればよりこのリモートワークを行う機会が増えるでしょう。どうすればリモートで良いコミュニケーションを撮って生産性を上げることができるでしょうか。調べたことを備忘録でまとめました。
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ZOOMの使い方 テレワーク、オンラインパーティーの秘密兵器【 #うちで過ごそう】
ソーシャルディスタンスが歌われる今日このごろ、ネットを使って大人数と会話ができるオンラインでのビデオ会議システム「ZOOM」が注目されています。この記事では、ZOOMの初期設定から、使い方までご説明させていただきましょう。
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以前リモートワークというのは、フリーランスやノマドワーカー、つまり私のようにライターの仕事をしたり海外で個人貿易の仕事をしたりする人だけのものでした。このサイトの主な仲間である海外で住んでおられるあなたならオンラインでのビジネスをいち早く初めておられたかもしれません。
しかし、コロナ渦によってリモートワークの形が全く変わりました。いままで、組織と一匹狼のフリーランスをつなぐツールとして使われていたリモートが、組織そのもの全員がリモートでチームワークを持って働かねばならない状況になったのです。全プレーヤーがリモートで連携せねばならなくなったのです。
しかし、多くの人たちは気づきました。リモートワークはものすごく便利であることを! それで、この働き方はコロナ時代だけでなく、収束後も残っていく、いえ、発展していくことでしょう。
リモートワークのメリット
時間を短縮できる。通勤時間がどれだけ長かったか。移動だけでなく着替えや歯を磨いたりする時間も含めるとものすごく時間がかかる。しかし、リモートワークで時間が短縮。そのことで、
生産性が上がります。今日本は働く時間が長いのに、世界的に生産性がでていない。真面目な国民。なのに結果が出ていない。ものすごくノートを取っているのに成績悪いやつみたいに効率が悪い働き方でした。そういう状態になっている。では、働き方を改善し、時短で効率的に仕事を行うことで生産性を挙げられるのではないでしょうか。
居住地の自由。通勤のために、都心に近い高い家賃のところに住む必要はなくなります。地方だったら、家賃はやすいし、部屋はすごく広い、空気もいい。
優秀な人材の採用。企業は優秀な人材がほしい。一人優秀な人材があれば、100倍生産性があがります。しかし優秀な人でも今までなら会社の近くに住んでいないとや解くことができませんでした。ところが、リモートならどこでも採用できます。アメリカでも東南アジアでも採用できるようになります。
働く側にとっても、雇側にとっても益があるリモートワーク。この先の未来間違いなくリモートに方に傾いていくことでしょう。
海外に関わってこられたあなたなら、リモートワークというものにそんなに抵抗はないかもしれません。しかし問題があります。それが先程のべたリモートワークの形の変化です。
そう、今までフリーランスだけがリモートすればよかったのが、いまではすべての人がリモートによってチームワークを形成せねばならなくなったのです。これを「リモート2.0時代」なんて呼ぶ人もいます。
ポイントはどこか?
すべてがオンラインになると問題になるのが、
雑談 の欠如
リモートワークを失敗してしまうと大きく損なわれてしまうもの、それが、「雑談」です。
考えてみてください。業務報告とか会議など以外にも生産性を高める機会ってあるんじゃないですか。例えば、「最近～の商品の売れ行きがいいらしいよ～」「そっか、じゃあうちもあの要素を含めてみればいいかも～～」と雑談から企画、ひらめきがあることってありますよね。
でもオンライン会議で「会議は終了です。お疲れさまでした…… シーン」では雑談できません。
存在感と疎外感の問題
オンライン会議中はそこにいます、見えます。だけどそうじゃないとき、パソコンを落とせばいなくなる、存在感がなくなります。それに対し、オンライン会議に出れなかった人は 情報が得られなかった、こうなると容易に疎外感を感じてしまいます。
人間としての味となる雑談、存在感はチームワークの潤滑油になります。リモートワークでは、いかにこのような人間味をチームに付すことができるのかというのが課題となるんです。
解決方法
本当にシンプルに大事なことは一言にすることができます。それは……
会議は全員がリモートであるべき
こことても重要です。10人が会議で9人が会議室で一人だけがリモート、2人だけリモート、このようにリモートが少数派になった時点でギクシャクし始めます。リモートのほうが多数派でなければなりません。リモートであることに引け目を感じた時点でリモートチームは崩壊します。リモートのほうが多数派、むしろそのオフィスに来ている人もオンラインで会話する、このことが大切です。会議室だけで会話して、リモートが蚊帳の外になった時点で失敗です。
ラジオ参加を認める
ラジオ参加とは、耳だけ参加することです。顔を出さない、音声も出さない、ただリモート会議の音声だけを視聴するということです。参加しやすさ、参加の多様性を認めると生産性が高まります。つまり今はコメントできませんけど、耳だけ情報共有させていただきますというメンバーがいてもいいのです。それを「君は失礼だよ、リモートだからって侮ったらだめだよ、「ちゃんとスーツを着て、ビデオをつけて、キチンと座って、上司の前にきちんと準備しとくのが……」と言っていればチームは死にます。
途中退出もOKにしましょう。会議で途中退出は難しいですが、オンラインならしれっと退出できます。それをOKにすることで、会議がフレキシブルになります。「全員集合、全員参加、全員賛成まで続けます」なら疲れます。フレキシブルに会議が行われるとなれば、気軽に会議が開けるようになります。
情報はクラウドで共有
議事録はクラウドで共有しましょう。最近はグーグルドキュメントなどで共有で編集共有することが可能です。一人なら責任がおもすぎますが、3,4人で一つのドキュメントに書いていき、補い合えば、会議後すぐに議事録を参照することができます。そして会議が終わった時点でグーグルドライブなどにアップロードできる。こうすれば情報をすぐに共有することができます。来れなかった人も情報を持つことができます
内はチャット、外はメール
メールは何度も会話のように情報を送りあうには向いていません。15回のやり取りだったらラインとかチャットにしてくれ、となりますね。内部でコミュニケーションはチャットが絶対にいいです。
チャットで雑談をする
ずっとチャットを開いといて、何かあったらチャットで雑談しましょう。
「会社のチャットだよ、そんな無駄なことを書いたらだめだ!」なんていう会社は潰れます。
コンビニでこんなのうってたよ、～で必需品を安く購入できるよ、じゃあうちの会社も
こんなふうに、とりとめのない雑談を会社のグループで行えるようにしておきましょう。
これは私も行っていることですが、リモート会議の際にチャットも開いておいて、本件に関係がない問題が生じたらチャットで意思疎通するようにしています。チャットを完全に開いて雑談をずーとしている組織はとても強いです。オンラインでもオフィスに居るような環境は作れます。
社外はメールで
一方、そんなに情報を送り合う必要のない社外の人にはメールが向いています。
社外の人とはメールで言い
社内のコミュニティーではチャットをフルオープンにして雑談を行う
そうすれば時間を効率的に使えます。メールが悪いわけではありません。ツールの個性を理解して適切に使うことが大事です。うちは全部メールで、うちは全部チャットでではだめ。個性が分かってないで全部同じ使い方をするなら失敗します。ツールの個性を見極めうまく使わねばなりません。
チャットの雑談で注意しなければならないこと
オフラインとオンラインのコミュニケーションは違うことです。オフィスなどで冗談を言って「お前そういうところあるよな～～」って言えば良いツッコミです。しかしチャットで「お前、そういうところあるよな」と書かれてたらどうですか? ゾットする空気になりますね。そこはやっぱり、
絵文字を多用すべきです! 😆😁😋
恥ずかしいとか言わずに表情がわかるようにしてください。これ、真面目な人ほど思いつきませんよね。しかしリモートワーク時代には大事になります。
あと、ニックネームで呼び合いましょう。これでさらにマイルドになります。文字というのはものすごく情報を削ぎ落とされている状態です。声色、表情、声の大きさも間合いも削ぎ落とされている。差からこそすごく柔らかくする術が必要になります。それが絵文字でありニックネームになるのです。これで非常にマイルドになります。
リモートワークにはマイルドさが必要、真面目さをある程度捨てる覚悟が必要です。
リモート飲みの秘訣
ズーム飲み会やオンライン飲み会をうまく行うことで可能になります。しかしここでもポイントがあります。それが、
4人まで!
実際のパーティーでも、15人のテーブルって負担が大きいですよね。でも6人位ってみんな話せますよね。オフィスのテーブルでは6人。ではオンラインでは
4人 です
しかも、ここでも全員がリモートであることが大事です。ズーム飲み会やろうと言われていったら相手はみんな集まっていて自分だけリモート、これってものすごく悲しいですよね。全員リモートが大切です。
社長ラジオ
社長がどういう気持でやっているのか、どのような方針でやっているのか。どのように事業を広げていきたいのかを共有できないと問題が起きます。カルチャーや世界観を仲間と共有することが必要。でもあんまり会えない。
こんなとき、社長が音声を吹き込みます。そして、毎朝5分ほど社長の考えを配信します。「今日は～がんばりましょう」「組織とは～であるべきだと思っています」みたいな感じの音声データをクラウドに上げるとか社内グループに上げるようにします。そして社員には、聞きたいときに聞いてくださいといっておきます。これで世界観を共有することができます。
業務日報でなく社員日記を書かせる
社員の気持ちをどう汲み取るのかという点の解決法で日記が役立ちます。よく業務日報ってありますよね。でもあれ、楽しい感じがしませんね。リモートには柔らかい人間味を工夫せねばなりません。それで、業務日記でなく、社員日記をつけさせます。業務と関係なくてもいい、むしろ大事なのは感情です。それで日記のときにポエムを書いてもいいというようです。そしてポエムなど書いた日記をみんなで褒め合う。そういうやり取りで、仲間感や親近感を補うことができます。これで、リモートチームの潤滑油となるのです。
デメリット 気をつけねばならないこと
最後に、リモートワークででてくるデメリットや気をつけねばならないことを考えましょう。
人材
リモート面接だと、ワールドワイドでいいように見えます。そしてもういっちょ、地方の方が低賃金ので、地方の人を安く雇おうと思うかもしれません。しかしそれでは潰れます。東京だろうが地方だろうが賃金は変えない。その代わりにリモートワークができる人材を集めるのが大事です。
いえいえ、考えてみてください。リモートだとサボる社員を関しできませんね。時間給という概念もリモートワークにはありません。それでリモートワークに求められるのは、成果です。そんな中で必要な人材とは、
セルフマネジメントできる人材です。
時間給ではなく、成果給、素晴らしい作品やアイデアを出せたらお金をくださいという人がいい。
採用希望がリモートで楽したいだけならだめです。リモートのほうが自分の働き方にあっているという人、時間への努力じゃなくて、自分の成果を評価してくれたほうがいい、そういう人のほうが向いています。
しかしこの点は、ものすごい隠れた発展を秘めているかもしれません。リモートOKにすると人材も変わります。クリエイティビティーが高い人、クリエイターやアイデアマン、コンサルタントとかは縛られるのを嫌います。そういう人にとって、リモートは魅力的。そんな人があなたの組織に入ってくるかもしれません。
そのような特質を見極めるためには、面接一発ではだめ。面接だけなら雰囲気でごまかせてしまうそうです。それで、文章を書いてもらうとその人が出てきます。そしてその人の能力やスキルより、カルチャーや人格というのが重要になってきます。スキルはあるけど会社のカルチャーになじまない。「会社のカルチャーかったるいですね」と言われればコミュニティーが終わってしまう。「そういうの面白いですね」と受け取っってもらわないと難しい。だから会社のカルチャーを理解して働きたいと思っているか、これが大事です。
人材選択にシビヤになってきます。「フルタイムで徹夜して会社に献身します!」 よりも 「時間は自由がいいけど内容面で貢献します」という人材が重要になってくるということですね。
環境づくり
リモートワークにおいて、部屋で仕事やるオフィスと同様。それで、オフィスと同じような環境を部屋に持ち込まなければなりません。例えば、家族に干渉されないような部屋づくり、働きやすい部屋づくりなどが大事です。組織側は、オフィスの備品に投資していたお金で、机やパソコンやヘッドセットなどを組織の費用で賄う時代も来るでしょう。
家族の理解も重要です。稼ぎ手がずっと家にいると、いつがオンでいつがオフなのか分かりづらい、配偶者も新しい環境にストレスを感じてしまうかもしれません。
しかしこれで家族といる時間が増えるんだよ、 家族のためになるんだよ、とう言う説明を行うことなど、家族の理解を勝ち得る必要が生じてくるでしょう。
反対意見
最後に頭が固い人達による反対意見です。リモートなんか言語道断だという風が絶対吹いてくるでしょう。しかし、そんな事はありません、大体のトラブル、リモートのせいではなく、組織の管理体制のせいです。
今日考えてきたポイントというのは、何もリモートだから行わないといけないものではなく、普通のオフィスの会社も当てはめねばならないことばかりです。人と人との関係性はオンライン、オフライン問わず丁寧であるべき。いい会社、いいマインドの会社はすぐにリモートにいけます。リモートに行けない組織は、リモートでなくても良い組織ではないのです。
新しい働き方 あなたは乗れるか?
本当にそうですね。これからきっと、リモートワークはどんどん普及してくるでしょう。オンラインに雑談などの人間味を含めることによって、リモートワークで世界に打って出ていきたいものですね!
